12 полезных и простых фишечек для эффективной работы с Excel

Человек который не знаком с принципами работы таблицы Excel, обычно боится с ней работать. Она кажется ему пугающей и непонятной. Однако в ней нет ничего сложного. И как только вы начнете в ней работать, вы больше не сможете без нее жить!

Мы предлагаем вам 12 простых приемов, которые позволят в короткое время освоить с таблицу Excel. И так, начнем…

1. Новые данные быстро добавляются в диаграмму при помощи  (Ctrl + V)

Если вы уже построили диаграмму, но у вас появились какие-то новые данные и вам необходимо добавить их на уже построенную диаграмму, то просто скопируйте информацию (Ctrl + C) и наведите курсор на диаграмму и потом нажмите вставить (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция есть только в 2013 версии  Excel, поэтому срочно обновитесь до нее, чтобы можно было быстро переводить полное ФИО в сокращенные инициалы. Для этого нужно в соседнем столбе написать первую фамилию с сокращенными инициалами. Затем поставить курсор на вторую ячейку и начать набирать вторую фамилию. Компьютер предугадывая ваши желания, предложет вам сразу все последующие фамилии перевести в варианты с сокращенными инициалами. Вам останется только нажать Enter.

3. Копирование без изменения форматов

Как копировать знают все. Необходимо потянуть за черный крестик, появляющийся внизу справа при наведении на ячейку. Но как известно, вместе с копированием ячейки вы копируете и ее формат. А если вам нужно сохранить первоначальный формат? Тогда после копирования нажмите на смарт-тег, который появится после копирования в низу в правом углу скопированного фрагмента. Можно сразу выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting).

4. Появление данных из таблицы Excel на карте

Эта функция есть только в 2013 версии  Excel, поэтому срочно обновитесь до нее. Чтобы установить эту полезную функцию, нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Можете сделать это используя прямую ссылку, нажав Add. После добавления этой функции, следует выбрать его в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и разместить на вашем рабочем листе. Теперь выделите ячейки с данными в вашей таблице и нажмите кнопку Show Locations в модуле карты и вы увидите данные на ней.

5. Быстро переходим к нужному листу

Нажмите внизу на стрелочки и вам выпадет окошко, которое позволит перейти на нужный лист мгновенно. вы можете так же на первомлисте сделать оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее,но стоит того.

6. Преобразовываем строки в столбцы и обратно

Если вы когда-нибудь переделывали таблицу, переписывая строки в столбцы, то вы будете рады узнать этот способ. Для этого сделайте следующие шаги:

  • скопируйте весь нужный вам для перевода диапазон  (Ctrl + C);
  • поставьте мышку в ячейку, с которой буде начинаться ваша новая таблица и нажмите правую кнопку мыши;
  • в выпадаюшем контекстном меню выберите значок «Транспонировать» (Transpose).

В версиях до 2013 года такого значка нет, но вы можете использовать специальную вставку (Ctrl + Alt + V) и выбор опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Сделать выпадающий список в ячейке

Выделите нужную ячейку (несколько ячеек, если нужно). Затем, нажмите «Проверка данных», которая находится на вкладке «Данные» (Data — Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, который содержит эталонные варианты элементов, которые и будут выпадать при вводе на вашу ячейку.

8. «Умная» таблица

Если вы выделите диапазон с вашими данными и на вкладке «Главная» нажмете «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то ваш список преобразуется в «умную» таблицу. Онакроме модной полосатой раскраски обладает многими полезными функциями:

  • Автоматически растягиваться, если дописывать к ней новые строки или столбцы.
  • Введенные формулы автоматически копируются на весь столбец.
  • Шапка этой таблицы автоматически становится закрепленной при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  • На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — представляют собой миниатюрные диаграммы, нарисованные прямо в ячейках, который наглядно отображают динамику ваших данных. Чтобы их создать, нажмите «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне нужно указать диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вставить спарклайны.

После нажмите «ОК» и Microsoft Excel создаст их в указанных вами ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) вы можете дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Как восстановить несохраненные файлы

Если вы по какой-то причине не смогли сохранить ваш файл, то не отчаивайтесь. Этот простой способ поможет восстановить всю вашу работу.

Если у вас Excel версии 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохраненные книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel версии 2013 путь  другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из глубин Microsoft Office, в которую на такой случай сохраняются все временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Достаточно сделать несколько простых действий, чтобы найти совпадения в двух выделенных диапазонах.

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая при этом клавишу Ctrl).
  2. Затем, нужно выбрать на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. нажимайте на вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Следует нажать на вкладку «Вставка» кнопку «Анализ «что если»» и выбрать команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). Затем нужно задать ячейку в появившемся окне, в которой вы хотите получить нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «подборок», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

 

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.


12 полезных и простых фишечек для эффективной работы с Excel

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: